AIフレンドリーな資料制作というと、AIに読み取らせるための特殊な対応を想像されるかもしれません。しかし実際には、AIにとって読み取りやすい資料は、人にとっても読みやすく、理解しやすい資料であることが多いです。統合報告書、会社案内、IR資料、提案書、冊子などは、見た目の美しさだけでなく、情報の整理性や文書構造のわかりやすさが重要になります。PDFやWeb上で資料が閲覧・検索・引用される機会が増えている現在では、デザイン制作の段階から「情報が正しく伝わる構造」を意識することが求められています。
AIフレンドリーな資料制作とは
情報を正しく伝えるための設計
1. AIだけでなく人にも読みやすい状態にする
AIフレンドリーな資料とは、AIが内容を解析しやすいように、文書構造、見出し、本文、表組み、図版、リンクなどが整理された資料のことです。ただし、これはAIのためだけの考え方ではありません。見出しの階層が揃っている、文章の主語が明確である、表組みの意味がわかりやすい、図版に説明が添えられているといった要素は、読み手にとっても理解しやすい資料につながります。
2. 見出し階層と本文ルールを整える
資料制作では、見出しの階層や本文の段組みルールを統一することが重要です。大見出し、中見出し、小見出しの役割が整理されていると、読み手は情報の流れを追いやすくなります。AIによる解析においても、どの情報がどの章に属しているのかを把握しやすくなります。特に統合報告書やIR資料のように情報量の多い制作物では、紙面全体の構造設計が読みやすさを大きく左右します。
3. 文章の主語・数値・用語を明確にする
AIにとっても人にとっても、曖昧な文章は理解しにくいものです。「強化します」「推進します」「適切に対応します」といった表現だけでは、誰が、何を、どの程度行うのかが伝わりにくくなります。可能な範囲で主語を明確にし、曖昧な表現を具体化・数値化することで、資料の説得力は高まります。専門用語や略語についても、初出時に説明を入れておくことで、読み手の理解を助けるだけでなく、AIによる文脈理解にもつながります。
4. 数字や単位の表記を統一する
売上高、営業利益、構成比、前年比などの数字情報は、資料内で表記ルールを揃えることが大切です。「百万円」「億円」「％」などの単位がページごとに揺れていると、情報の比較や読み取りが難しくなります。数字の見せ方は、単なる表記上の問題ではなく、資料全体の信頼性にも関わる要素です。
5. 要約や導入文で情報の入口をつくる
情報量の多い資料では、本文に入る前に要約や導入文を設けることで、読み手が内容を理解しやすくなります。章ごとのポイントを先に示すことで、全体像をつかみやすくなり、必要な情報にもたどり着きやすくなります。AIフレンドリーな資料制作では、情報をただ並べるのではなく、どの順番で理解してもらうかを設計することが重要です。
テキスト抽出性を意識した
紙面づくりのポイント
1. 文字情報をできるだけテキストとして保持する
PDF資料では、見た目上は文字に見えていても、実際には画像として配置されているケースがあります。この場合、検索やコピー、読み上げ、AIによる解析がうまく機能しないことがあります。重要な文字情報は、できるだけテキストとして保持することが望ましいです。
2. 画像化された文字情報を補足する
図版や画像の中にしか存在しない文字情報は、AIや検索システムに正しく伝わりにくい場合があります。必要に応じて本文中で要点を説明したり、キャプションを入れたりすることで、視覚情報を言語情報として補完できます。これはAI対策であると同時に、読み手にとっても理解しやすい資料づくりにつながります。
3. 表組みの縦横軸を明確にする
表組みでは、縦軸と横軸が何を示しているのかを明確にすることが大切です。項目名、単位、年度、対象範囲などが整理されていないと、見た目は整っていても情報としては読み取りにくくなります。表組みは、装飾ではなく情報構造そのものとして設計する必要があります。
4. 空欄を避けて構造を維持する
表の中に空欄が多いと、情報の位置関係がわかりにくくなる場合があります。該当なしや未掲載を示す場合は、必要に応じて「–」などの表記を用いることで、表の構造を維持しやすくなります。小さな表記ルールの統一も、AIフレンドリーな資料制作では重要なポイントです。
5. 図版やグラフには意味が伝わる説明を添える
統合報告書や会社案内では、事業モデル、価値創造プロセス、成長戦略、業績推移などを図版やグラフで表現することが多くあります。視覚的にわかりやすい図版は有効ですが、図版だけで情報が完結していると、AIや検索システムには内容が伝わりにくくなる場合があります。図版の近くにキャプションを入れる、本文中で要点を説明する、関連情報へのリンクを明記するなど、情報の意味を補足する設計が大切です。
AI時代に求められる
資料デザインの考え方
1. AIフレンドリーはユーザーフレンドリーでもある
AIフレンドリーな資料制作は、AIだけを意識した特殊な制作方法ではありません。文書構造を整えること、文章をわかりやすくすること、表組みや図版の意味を明確にすること、表現ルールを統一することは、すべて読み手にとっても有益です。人が迷わず理解できる資料は、AIにとっても読み取りやすい資料になりやすいと考えられます。
2. 色や表現ルールを統一する
資料全体のビジュアル設計においては、ベースカラーやポイントカラーの使い方、事業・サービスごとの色分け、アイコンやラベルのルール、表記ゆれの整理なども重要です。たとえば、ある事業を青、別の事業を緑で表現する場合、そのルールが全ページで統一されていると、読み手は色を見るだけで情報の分類を理解しやすくなります。
3. 見た目の整理と情報の整理を両立する
デザインは見た目を整えるだけの作業ではありません。色、余白、見出し、表組み、アイコン、キャプションなどを通じて、情報の関係性を整理する役割があります。見やすいだけでなく、何を伝えるための紙面なのかが明確であることが、AI時代の資料デザインではより重要になります。
4. Tagged PDFへの対応も今後の課題になる
AIフレンドリーやアクセシビリティの観点では、Tagged PDFへの対応も重要なテーマです。Tagged PDFとは、PDF内の見出し、本文、表、画像などに構造情報を付与し、読み上げソフトや検索システムが文書の構造を理解しやすくするための仕組みです。InDesignからタグ付きPDFを書き出すことは可能ですが、実務上は確認や調整に一定の工数がかかります。
5. すべてを一度に対応するのではなく段階的に整える
AIフレンドリーな資料制作は、すべての項目を100％実現しなければ意味がないというものではありません。案件の目的、紙面構成、予算、納期に応じて、できる範囲から整えていくことが現実的です。まずは見出し階層、文章表現、表組み、図版説明、表記ルールなど、制作段階で対応しやすい部分から改善していくことが有効です。
AIフレンドリーな資料制作は
情報設計の質を高める取り組み
AIフレンドリーな資料制作とは、AIに読み取らせるためだけの特別な対応ではなく、資料そのものの情報設計を整える取り組みです。文書構造が整理され、文章がわかりやすく、表組みや図版の意味が明確で、表現ルールが統一されている資料は、人にとってもAIにとっても扱いやすい資料になります。統合報告書、会社案内、IR資料、営業資料、冊子など、情報量の多い制作物では、見た目の美しさだけでなく、情報が正しく伝わる設計がますます重要になっていくと考えられます。
資料制作・冊子制作のご相談は
BOATSへ
BOATSでは、統合報告書、会社案内、IR資料、営業資料、提案書、冊子などの制作において、見た目の美しさだけでなく、情報の伝わりやすさを重視したデザインをご提案しています。InDesign、Illustrator、Photoshop、PowerPointなどを活用し、情報整理、紙面構成、デザイン、ブラッシュアップまで対応可能です。「AIフレンドリーな視点を取り入れたい」「情報量の多い資料をわかりやすく整理したい」「既存の資料やPDFを改善したい」といった場合は、ぜひご相談ください。
